第一条 为加强黑龙江黑大资产经营有限公司（以下简称“资产经营公司”）及所属企业档案的收集、整理、管理工作，维护企业档案的完整与安全，有效地保护和利用企业的档案为学校教学、科研服务，并保证为企业的经营管理工作保留完整的法律依据，根据相关法律法规，结合资产经营公司所属企业的实际情况，特制定本规定。

第二条 本规定所称的档案，是指资产经营公司及所属分公司、子公司在管理、经营、咨询、服务、工程、审计等各项活动中形成的，反映企业发展与生产经营状况的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 综合管理部负责本企业的档案管理工作，档案管理应执行国家法律法规政策。各业务部门负责在其职能范围内形成档案的收集、整理，并对档案的真实性、完整性与及时性负责。

第四条 企业档案归档范围

（一）在行政、人事管理工作中形成的文书档案，如总结、报告、批复、人事变动、人员名册、干部任免、规章制度等；

（二）企业经营管理活动中形成的合同、协议、技术资料、设计图纸、图表、任务书、研制开发的定型产品档案等；

（三）企业设立、改制过程中形成的审批文件、会议纪要、股权协议等重要档案；

（四）为扩大再生产，购置固定资产形成的设备档案、说明书等；

（五）企业获省部级以上奖励项目及参赛获奖项目相关档案；

（六）其他需归档的资料和实物。

第五条 档案的整理、保管

（一）每年形成的档案必须按年度填写卷内目录、编号，以方便查询利用。

（二）档案保管做好防盗、防火、防虫、防潮、防霉工作，及时消除各种安全隐患，确保档案的安全与完整。

（三）综合管理部负责收集、整理各部门提供的档案资料的明细，并核对明细与实物是否相符，对各部门立卷归档工作进行指导和监督，定期检核各类型档案资料是否及时归档、档案资料是否完整等各项工作。

（四）业务部门承担本部门档案的日常保管及初步整理工作，对所提交档案的真实性、完整性与及时性负全责；综合管理部负责统一编号归档，以保障档案查询的便捷性，双方应协同配合，共同推进档案管理工作高效开展。

（五）财务档案由计划财务部负责管理，建立健全财务档案管理制度，安排专人专岗，做好财务档案的收集、分类、装订、编号、存储及日常维护等工作。

（六）各部门作为档案的形成主体，应切实履行档案及时归档的职责。在档案产生后，须按照既定的档案管理制度和流程，在规定时间内完成档案的整理与归档工作，确保档案的完整性和及时性，严禁出现档案积压、拖延归档等情况。

（七）档案除做好实体妥善保管外，须同步对重要及常用档案进行电子备份，备份数据应定期检查更新并存储于安全可靠的介质与环境。

（八）企业档案的保管期限分为永久和定期10年。

永久保管的企业档案：主要包括企业设立、合并、分立等重大变动过程中形成的文件材料；资产和产权登记、评估与证明文件材料；重要合同、协议及补充协议；发展规划、战略决策、重大改革等文件材料；机构演变、人力资源管理的重要文件材料；企业文化建设文件材料；以及涉及职工权益的重要文件材料等。

定期10年保管的企业档案：主要包括资本金管理、资产管理的一般性文件材料；部门工作或专项工作规划、半年、季度、月份计划与总结等文件材料；召开会议、举办活动的一般性文件材料；经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作的一般性文件材料；以及参与国家和社会活动的一般性文件材料等。

第六条  档案的利用

（一）企业档案任何人不得擅自提供给他人。职工利用本企业档案应经企业负责人批准；资产经营公司所属企业借阅本企业档案，须经过本企业分管档案工作的领导同意。借阅者必须根据相关规定借阅，按期归还。损毁则按国家、企业的有关规定处理。

（二）对资产经营公司需要调用的档案资料，相关企业应予以提供。

（三）原则上不提供档案原件，加盖企业公章的档案复印件，与原件具有同等效力。

第七条 资产经营有限公司所属分公司，留学生公寓公司、科技园公司参照此制度执行，并于每年1月底前将本单位上一年度归档的档案目录提交至资产经营公司综合管理部备案。

第八条  本规定如与法律法规、政策相违背，以法律法规、政策为准。

第九条  本规定自发布之日起执行。